История и практика архивного дела и делопроизводства
 

УДК 930.25
 

В постсоветских государствах законы, регулирующие архивное дело и делопроизводство, стали приниматься взамен постановлений высших советских и партийных органов с начала 1990‑х гг. Однако процессы общественного и технологического развития требуют их непрерывного совершенствования. Так, 18 апреля 2022 г. подписан Закон Республики Беларусь «Об изменении Закона Республики Беларусь “Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь”»^[1] (далее – Закон Республики Беларусь). Один из его разработчиков, директор БелНИИДАД А.Е. Рыбаков, представляя новации закона и в первую очередь терминологию, справедливо отмечает, что непротиворечивый понятийный аппарат в любой сфере деятельности является основой построения четкой правовой системы^[2]. Наличие непротиворечивого понятийного аппарата имеет большое значение с позиций не только права или теории научной дисциплины, но и практиков, поскольку обеспечивает однозначность понимания идентичных процессов и явлений всеми представителями профессионального сообщества. О важности понятийного аппарата говорит и тот факт, что изменения, вносимые в действующее законодательство, довольно часто затрагивают именно терминологические статьи законов. Это характерно, как убедительно показал А.Е. Рыбаков, для законодательства Республики Беларусь, но это в полной мере относится и к российскому законодательству в сфере информации, делопроизводства и архивного дела.

Белорусское и российское законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела, имеющие общие корни, и сегодня строятся на во многом сходных принципах и методологии ее нормативного регулирования, а подчас и общих нормах. Поэтому знать, что нового появляется в законодательстве в братской стране, – не просто удовлетворение научного интереса, но еще и возможность сравнить регулирование законами одних и тех же вопросов. Это особенно важно в современных условиях, когда совершенствование понятийного аппарата напрямую связано с расширением как предметной области вследствие развития информационно-коммуникационных технологий, так и сферы использования электронных документов и различных форм электронного взаимодействия.

Понятийный аппарат научной дисциплины – совокупность понятий, раскрывающих сущность предметной области, объектов и процессов, составляющих и протекающих в предметной области, их признаков и свойств. Через понятийный аппарат находят свое выражение наши знания и представления о предметной области. Особое место в нем занимает категориальный аппарат научной дисциплины, включающий понятия, которые отражают наиболее общие и важные свойства предметной области, онтологически присущие ей.

Для современного научного знания о документе категориальный аппарат составляют такие понятия, как «документ», «электронный документ», «архивный документ», «свойства документа», «форма документа», «документальный фонд», «архивный фонд» и др. Как правило, такого рода понятия включаются в законодательные акты, регулирующие сферы деятельности, связанные с документом.

Центральным в терминосистеме делопроизводства и архивного дела является понятие документа. Между тем в нашей стране ни Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон об информации), ни Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) – оба для сферы делопроизводства и архивного дела базовые – не содержат данного понятия и его дефиниции. Очевидно, это вызвано тем, что определение документа еще в 1994 г. дал Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов»^[3]: это «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». Включение понятия «документ» именно в этот закон позволило представителям книжно-библиотечного сообщества широко трактовать это понятие, включая в него не только книги, но и любую книжно-издательскую продукцию, не принимая во внимание назначение данного закона: «область формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации». Из этого следует, что в качестве документа выступает только обязательный экземпляр издания, включаемый в соответствующие информационные ресурсы как единица учета. То есть как учетная единица информационного ресурса в качестве документа может рассматриваться любой информационный объект, но это не означает, что любая книга, брошюра, газета есть документ, что нередко пытаются утверждать представители библиотечно-издательского сообщества.

Похожая ситуация (отсутствие в законе об архивном деле понятия «документ»), как отмечает А.Е. Рыбаков, была характерна и для законодательства Республики Беларусь: в нем имелось лишь понятие «документированная информация», что создавало проблемы с определением взаимосвязанных понятий. В 2022 г. термин «документ» и его определение были впервые введены в белорусское законодательство, и основополагающее понятие наконец заняло свое место в законодательстве об архивном деле и делопроизводстве. Это свидетельствует о нормализации терминосистемы, дает возможность выстроить логически правильное соотношение между понятиями внутри нее и получить логичную и непротиворечивую систему терминов, пригодных для применения в нормативных правовых актах и практической деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства.

Совершенствование терминосистемы – это не только фиксация необходимого набора понятий, обозначающих их терминов и установление связей между ними, но и выработка точных и непротиворечивых дефиниций терминов. При этом следует иметь в виду, что изменение понятийного аппарата – процесс постоянный, представления о содержании понятий меняются по мере освоения окружающей действительности, и эти изменения отражаются либо в новых понятиях (так в свое время появились понятия «машиночитаемый документ», а затем – «электронный документ»), либо в изменении (уточнении, корректировке) дефиниций (определений) терминов. Последнее позволяет более точно формулировать содержание понятий. Именно этому, как показывает А.Е. Рыбаков, посвящена большая часть изменений, внесенных в понятийный аппарат Закона Республики Беларусь. Такого рода изменениям подвергся ряд терминов: «документ в электронном виде», «электронный документ», «архив», «документ Национального архивного фонда».

А.Е. Рыбаков как непосредственный участник разработки закона дает детальный анализ рассуждений, приведших именно к тем определениям понятий, которые включены в Закон Республики Беларусь. Подчеркнем, что практически каждое из включенных в закон понятий и их определений может быть предметом самостоятельного рассмотрения, поэтому остановимся только на трех: «документ», «электронный документ», «архивный документ», причем два из них («электронный документ» и «архивный документ») есть в российском законодательстве и с далеко не идеальными определениями.

Закон Республики Беларусь определяет документ следующим образом: «информация на материальном носителе, имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая в процессе деятельности государственного органа, иной организации, должностного лица, а также на протяжении жизни гражданина»^[4]. Напомним, что российский ГОСТ Р 7.0.8–2013 определяет документ как «зафиксированную на носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»^[5]. Аналогичное определение дает словарь терминов по управлению документами^[6].

Оба определения (и в Законе Республики Беларусь, и в ГОСТ Р 7.0.8–2013) в основе своей сходны, разница только в том, что в белорусском законе в качестве отличительных признаков документа, кроме наличия реквизитов, указан еще один: сохранение информации на носителе осуществляется в процессе деятельности организаций и лиц. По нашему мнению, это дополнение не является существенным хотя бы потому, что в деятельности организаций и лиц (физических лиц) могут создаваться не только документы, но и другие информационные объекты (например, веб-сайты, различные мультимедиаматериалы обучающего или рекламного характера и др.). Следует ли их также относить к документам наравне с тем, что принято называть служебной документацией, или с создаваемыми физическими лицами документами личного происхождения (личной перепиской, мемуарами, дневниками)? Вопрос спорный.

На наш взгляд, действительно важным признаком документа, позволяющим отделить его от других информационных объектов, в том числе от тиражируемых (книг, газет и т.п.), служит то, что он всегда является способом первичной фиксации информации (информация, подтверждающая какое-либо событие, действие, факт, фиксируется сначала в документе, в дальнейшем это позволяет ее многократно использовать как официальную, достоверную информацию^[7], в том числе в книгах, газетах, журналах и др.), а также то, что документ выступает в качестве регулятора социальных отношений^[8]. Собственно, в этом и состоит основное назначение документа.

Очевидно, что основным признаком документа, отличающим его от других информационных объектов, является наличие реквизитов. Этот факт отражен в определении документа и в Законе Республики Беларусь, и в ГОСТ Р 7.0.8–2013. В обоих случаях реквизиты соотносятся с информацией, зафиксированной на носителе, о чем прямо сказано в определениях: «информация… имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать», «информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Если проанализируем назначение реквизитов документа, то увидим, что особенность реквизитов в документе на бумажном носителе и метаданных в электронном документе состоит в том, что они идентифицируют не только и не столько информацию как таковую, а документ как информационный объект, представляющий собой единство информации и носителя или деловую среду, в которой создается документ. К примеру, дата и регистрационный номер документа идентифицируют документ; наименование организации / автор документа – автора документа; заголовок к тексту – содержание (информацию) документа; адресат (в деловой переписке) – адресата (получателя); подпись идентифицирует лицо (должностное, физическое), подписавшее документ (в организации документ подписывает не тот, кто непосредственно связан с содержанием документа, а тот, кто имеет соответствующие полномочия) и т.д.

Перечень реквизитов можно продолжать, но в целом это картины не меняет; приведенных реквизитов достаточно, чтобы убедиться в том, что их назначение – идентификация не столько информации документа, сколько самого документа и делового контекста (среды), в котором он создается и функционирует. О том, что реквизиты связаны с самим документом (как целым, не разложимым на носитель и информацию), говорит их роль в документационном процессе (документообороте). С этой точки зрения реквизиты подразделяются на удостоверяющие (обеспечивающие юридическую значимость документа), обеспечивающие включение документа в документооборот, определяющие место хранения документов и др. Из сказанного следует, что, определяя понятие «документ» как зафиксированную на носителе информацию, важно отразить такие его признаки, как наличие идентифицирующих реквизитов, назначение – способ первичной фиксации информации, регулятор социальных отношений.

Введение в законодательство понятия «документ» позволило белорусским коллегам уточнить ряд взаимосвязанных понятий: «архивный документ», «документ в электронном виде» (не электронный документ), которые в обновленном законе определяются через родовое понятие «документ». При этом в ст. 2 Закона Республики Беларусь отмечается, что наряду с термином «документ в электронном виде»^[9] используется термин «электронный документ» в значении, определенном в ст. 1 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»^[10].

Как отмечает А.Е. Рыбаков, необходимость введения в законодательство понятия «документ в электронном виде» была вызвана тем, что через него было определено ранее введенное в законодательство понятие «электронный документ», и при их сопоставлении стало очевидным: различие состоит только в том, что целостность и подлинность электронного документа подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной подписи. Таким образом, в терминосистеме Республики Беларусь разница между близкими понятиями заключена в следующем: электронный документ – документ, подписанный сертифицированной цифровой подписью, документ в электронном виде не имеет цифровой подписи. По сути, если исходить исключительно из определений понятий, основное различие между ними состоит в том, что электронный документ – юридически значимый документ; документ в электронном виде таковым не является. Но можно ли такой документ вообще рассматривать как официальный?

Обращаясь к российскому законодательству, мы видим, что ситуация с определением понятия «электронный документ» далека от совершенства, но по другим причинам. Оно было введено в Закон об информации в 2010 г. в ст. 2, п. 11.1 и звучит следующим образом: «электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах»^[11]. Определение во многих отношениях спорное. Во-первых, понятие «электронный документ» является видовым по отношению к родовому понятию «документ» (соотношение такое же, как у понятий «документ» и «документ на бумажном носителе» или «документ» и «аудиовизуальный документ»), поэтому определять понятие «электронный документ» следует через родовое понятие «документ», а не через понятие «документированная информация». Из этого определения следует, что видовое понятие («электронный документ») определяется не через родовое («документ»), а через часть родового понятия – «документированная информация». Во-вторых, из той информации, которая дана в определении, важна только первая часть: «информация, представленная в электронной форме». Объяснять, что для восприятия или обработки такой информации нужны специальные технические средства (электронные вычислительные машины), совершенно излишне. В-третьих, если из определения электронного документа убрать лишнюю информацию, останется только то, что электронный документ – информация, представленная в электронной форме. Такие определения в терминологии называют закольцованными, поскольку определяемое понятие определяется через самое себя. В итоге получается, что определение есть, но оно ничего не объясняет об определяемом понятии. Как нам представляется, выход из сложившейся ситуации один: определить понятие «электронный документ» как документ, созданный в цифровой форме.

Наряду с понятием электронного документа в законодательстве Российской Федерации имеется понятие «документ в электронном виде» (оно присутствует в Правилах обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[12]), но там нет определения этого понятия, а лишь отсылка к правилам делопроизводства^[13], которые в соответствии с Законом об информации утверждаются Федеральным архивным агентством. Фактически в указанном нормативном документе речь идет только о тех электронных документах (именно они названы «документами в электронном виде»), которые оформляются (имеют реквизиты) в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства), установленных Росархивом^[14]. Заметим, что Правила делопроизводства, устанавливая общие принципы документирования и требования, предъявляемые к созданию документов, в п. 2.2 выделяют документы, созданные на бумажном носителе; электронные документы (т.е. документы, созданные в цифровой форме); электронные копии документов (документы, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе).

Таким образом, следуя логике Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия и Правил делопроизводства, можно сказать, что понятие «документ в электронном виде» – это и электронный документ (в данном случае документ, не имеющий подлинника на бумажном носителе и изначально создаваемый как цифровой), и электронная копия документа, полученная в результате оцифровки подлинника на бумажном носителе. В соответствии с российским законодательством электронной подписью может быть подписан как электронный документ, так и электронная копия документа.

Еще одно понятие в составе категориального аппарата делопроизводства и архивного дела – это понятие архивного документа. Закон об архивном деле определяет его через «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией»^[15]. Очевидно, разработчикам закона пришлось прибегнуть к такой формулировке именно потому, что в российском законодательстве, регулирующем делопроизводство и архивное дело, отсутствует родовое понятие «документ». В этом смысле белорусские коллеги продвинулись дальше и ввели в Закон Республики Беларусь определение архивного документа через родовое понятие «документ».

Недостатки, а правильнее сказать, логические ошибки в определениях базовых понятий в сфере делопроизводства и архивного дела, установленных законодательством Российской Федерации, неоднократно отмечались специалистами^[16]. Конечно, можно какое-то время не замечать сложившуюся ситуацию, но рано или поздно проблему придется решать, и сделать это можно только введя в законодательство, регулирующее делопроизводство и архивное дело, понятие «документ», дав ему определение и выстроив логические связи с видовыми по отношению к нему понятиями, как это сделали белорусские коллеги.

Список литературы

1. Козлов В.П. Жизнь документа // Делопроизводство. 2013. № 1. С. 11–17.

2. Ларин М.В. Актуальные вопросы развития и совершенствования архивного законодательства // Отечественные архивы. 2018. № 2. С. 30–38.

3. Янковая В.Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Отечественные архивы. 2018. № 2. С. 23–30.

4. Янковая В.Ф. Понятие и признаки документа // Отечественные архивы. 2017. № 2. С. 16–23.

5. Янковая В.Ф. Понятие «электронный документ» и «архивный электронный документ» // Делопроизводство. 2019. № 3. С. 10–16.

[1] URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=H12200163

[2] Рыбаков А.Е. Новая редакция Закона Республики Беларусь об архивном деле и делопроизводстве: терминологический аспект // Отечественные архивы. 2022. № 6. С. 13–23.

[3] Ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (ред. от 01.05.2022). URL: https://base.garant.ru/103526/

[4] Ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (ред. от 18.04.2022). URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=H11100323

[5] ГОСТ Р 7.0.8–2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2013.

[6] Управление документами. Термины и определения: слов. М., 2013.

[7] ГОСТ Р ИСО 15489–1–2019 определяет достоверность как обязательное свойство документа: «Достоверным является документ: a) содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов; b) которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны быть созданы во время или сразу после события, к которому они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или системами, обычно используемыми при проведении данной операции». (См.: ГОСТ Р ИСО 15489–1–2019. СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Ч. 1: Понятия и принципы. М., 2019.)

[8] Козлов В.П. Жизнь документа // Делопроизводство. 2013. № 1. С. 12; см. также: Янковая В.Ф. Понятие и признаки документа // Отечественные архивы. 2017. № 2. С. 16–23.

[9] Документ в электронном виде – документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств.

[10] Электронный документ – это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ. URL: https://etalonline.by/document/?regnum=h10900113

[11] URL: https://base.garant.ru/12148555/

[12] Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2021 № 1264). URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202107290003?index=0&r...

[13] Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия в п. 2 установлено: «В настоящих Правилах под документом в электронном виде понимается электронный документ, состав реквизитов которого определяется в соответствии с правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, установленными Федеральным архивным агентством в соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”».

[14] Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарег. в Минюсте России 27.12.2019 № 57023).

[15] Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. URL: https://base.garant.ru/12137300/

[16] Ларин М.В. Актуальные вопросы развития и совершенствования архивного законодательства // Отечественные архивы. 2018. № 2. С. 30–38; Янковая В.Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Там же. С. 23–30; Она же. Понятие «электронный документ» и «архивный электронный документ» // Делопроизводство. 2019. № 3. С. 10–16.