История и практика архивного дела и делопроизводства
 

УДК 930.25(476)
 

В архивном деле России и Беларуси при многих общих подходах существуют определенные отличия, которые нашли отражение в законодательных актах постсоветского периода. 27 октября 2022 г. вступил в силу Закон Республики Беларусь «Об изменении Закона Республики Беларусь “Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь”» (далее – Закон 2022 г.), подписанный Президентом Республики Беларусь 18 апреля 2022 г.^[1] В настоящей статье охарактеризуем его в целом, обратив особое внимание на терминологию, поскольку непротиворечивый понятийный аппарат, а значит, однозначность понимания используемых терминов, являются основой построения четкой и непротиворечивой правовой системы, регламентирующей любую практическую деятельность.

Изменения, внесенные в Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»^[2] (далее – Закон 2011 г.), по сути не меняют сложившуюся в стране систему управления архивным делом и делопроизводством. Принципиально неизменными остаются система органов управления архивным делом и делопроизводством и государственных архивных учреждений, правовые нормы, определяющие порядок их взаимодействия с архивами государственных органов и иных организаций, требования к работе по комплектованию архивов документами, обеспечению их сохранности, учета и использования.

Вместе с тем некоторые правовые нормы Закона 2011 г. претерпели достаточно существенные изменения, которые прямо либо опосредованно отразятся и на содержании нормативных правовых актов, принятых в его развитие, и которые необходимо будет учитывать при организации практической работы с документами во всех организациях. Попробуем разобраться в наиболее важных новациях Закона 2022 г.

Принципиально важно, что в нем впервые введен термин «документ», один из базовых в сфере архивного дела и делопроизводства, и дано его определение, чего не было ни в Законе Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», ни в его редакции от 6 января 1999 г., ни в Законе 2011 г., и эта ситуация впоследствии привела к смысловым ошибкам при попытке дать определения целому ряду производных от него терминов. Так, в Законе 2011 г. архивный документ определялся как «документ с зафиксированной на нем информацией независимо от вида ее носителя, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства». Однако информация фиксируется не на документе, а на носителе (материальном носителе). При этом понимание того, что документ представляет собой информацию и материальный носитель, нашло отражение в определениях документа, зафиксированных еще в «Кратком словаре архивной терминологии» 1968 г., а позднее – в государственных стандартах на делопроизводственную и архивную терминологию, как общесоюзных (1970, 1983 гг.), так и Республики Беларусь (2010, 2013 гг.)^[3]. Еще одна некорректность в Законе 2011 г. относится к определению термина «документ Национального архивного фонда»: под ним понимался «архивный документ, а также документ с зафиксированной на нем информацией независимо от вида ее носителя, подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества и государства». Все это привело к стиранию различий между понятиями материального носителя и документа. Поэтому включение в Закон 2022 г. термина «документ» и его определения было крайне необходимо.

Теперь под документом понимается «информация на материальном носителе, имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая в процессе деятельности государственного органа, иной организации, должностного лица, а также на протяжении жизни гражданина». За основу взято определение термина «документ» из государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059–2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности».

Сравнение определений документа, приведенных в Законе 2022 г. и СТБ 2059–2013, позволяет сделать вывод, что они оба отражают основные характеристики документа, т.е. подчеркивают его информационную сущность (документ – это прежде всего информация), содержат указание на то, что информация находится на материальном носителе, а также отмечают обязательное наличие реквизитов, позволяющих эту информацию идентифицировать. Принципиально важно, что, согласно обоим определениям, реквизиты позволяют идентифицировать именно информацию, а не носитель.

В этом плане определение документа отличается от определения близкого к нему по содержанию термина «документированная информация», закрепленного в Законе Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. «Об информации, информатизации и защите информации»^[4], – «информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Как видим, данный закон предполагает, что реквизиты имеет материальный носитель, а не информация. В отношении документов на бумажной основе это верно лишь отчасти. В большинстве случаев реквизиты и основная информация документа фиксируются на одном листе бумаги. Однако, если какой-то реквизит или реквизиты («виза», «гриф согласования», «резолюция») оформляются на отдельном листе бумаги, на котором основная информация документа (текст) отсутствует, данный подход перестает работать. В отношении документов в электронном виде, в том числе электронных документов, применение такого подхода к определению документа и документированной информации представляется еще более сомнительным. Безусловно, и магнитная лента, и магнитный диск, и иные современные носители цифровой информации могут иметь реквизиты. Но на каждом таком носителе могут быть записаны как один, так и несколько электронных документов. Соответственно, с помощью своих уникальных реквизитов будет идентифицироваться информация каждого электронного документа, а не ее носитель. В случае же миграции электронного документа с одного носителя на другой вместе с информацией должны мигрировать и идентифицирующие ее реквизиты, в связи с чем их привязка к носителю, а не к информации, представляется некорректной.

Несмотря на общее сходство, определения документа, содержащиеся в Законе 2022 г. и СТБ 2059–2013, имеют и существенные различия. Во-первых, в определении Закона 2022 г. отсутствует указание на фиксированный характер информации, записанной на носитель. Это обусловлено тем, что электронный документ может легко мигрировать с одного носителя на другой, не теряя своей аутентичности. Более того, согласно ст. 19, ч. 1 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»^[5] (далее – Закон об ЭД), все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу, независимо от того, записаны они на общий или разные носители. Таким образом, впервые в официально установленном определении документа отсутствует положение о закреплении информации документа и идентифицирующих ее реквизитов на конкретном материальном объекте; основной упор сделан на информационную составляющую документа. В то же время отсутствие жесткой привязки информации документа к определенному носителю не исключает последнего даже в том случае, когда документ находится на облачном хранении на удаленном сервере. Без материальной основы информация может быть лишь устной, но никак не документированной.

Во-вторых, в определении документа, данном в Законе 2022 г., отсутствует указание на цели его создания и сохранения. На первый взгляд, очевидно, что все документы создаются, получаются и сохраняются организациями, должностными и физическими лицами в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления иной деятельности, что осознавалось еще со времен Средневековья, когда термин «документ» получил широкое распространение в европейских канцеляриях. Возможно, именно поэтому из определения документа в Законе 2022 г. данная характеристика, содержащаяся в СТБ 2059–2013, на одном из этапов подготовки законопроекта была исключена. Тем не менее наличие соответствующей характеристики в определении документа представляется принципиально важным. В начале ХХ в. в западноевропейских странах распространение получила весьма широкая трактовка понятия документа, согласно которой к числу обозначаемых им объектов стали относить книги, газеты, журналы, иные печатные издания, произведения искусства и музейные экспонаты (картины, скульптуры и др.), памятники архитектуры и даже артефакты, природные объекты, отмеченные следами человеческой деятельности (образцы горных пород, археологические находки и т.п.). Позднее в СССР такой подход к понятию документа был поддержан рядом специалистов по информатике, а на рубеже ХХ–XXI вв. его сторонники, преимущественно представители библиотечной сферы, даже сформировали особое направление в документоведении, получившее название «документология». Позиции его сторонников наиболее сильны в России и Украине, однако в столь широком значении термин «документ» используется и в Беларуси, в том числе в нормативных правовых актах^[6].

Не вызывает сомнений, что широкое толкование понятия документа неприемлемо для сферы делопроизводства и архивного дела. Поэтому наличие уточнений, содержащихся в СТБ 2059–2013, позволяет более четко определить границы документа как объекта делопроизводства и архивного дела, а также отделить от него иные имеющие реквизиты материальные объекты с информацией, будь то книжное издание или музейный экспонат. Остается надеяться, что в перспективе при дальнейшем совершенствовании законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства и его терминологии данное обстоятельство будет учтено.

Включение в Закон 2022 г. базового термина «документ» позволило дать четкие определения и производным от него терминам: «архивный документ», «документ в электронном виде», «документ Национального архивного фонда» (далее – документ НАФ) и др. Термин «электронный документ» в Законе 2022 г. используется в значении, определенном в Законе об ЭД. Согласно ст. 1 этого закона, электронный документ – это «документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность», которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ. Закрепление однозначного понимания этого термина в обоих законах представляется принципиально важным, так как позволяет избежать возможных юридических коллизий в разрабатываемых подзаконных нормативных правовых актах и обеспечивает однозначное использование электронных документов в различных сферах практической деятельности.

Определение электронного документа было включено в Закон об ЭД в 2018 г., т.е. спустя девять лет после принятия закона. Но ни в нем, ни в иных актах законодательства понятие «документ в электронном виде», через которое определяется термин «электронный документ», не раскрывалось. Оно содержится лишь в СТБ 2059–2013, однако с точки зрения современных реалий видится не совсем точным. Вместе с тем понятие документа в электронном виде активно применяется в нормативных правовых актах, регулирующих как сферу делопроизводства и архивного дела, так и иные сферы деятельности. Поэтому перед разработчиками Закона 2022 г. была поставлена непростая задача дать определение данному понятию и закрепить его в качестве термина. Решение было найдено в ст. 16 Закона об ЭД, установившей требования, которым должен соответствовать электронный документ: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств; иметь структуру, включающую две неотъемлемые части – общую (информацию, составляющую содержание документа) и особенную (одну или несколько электронных цифровых подписей (ЭЦП), а также дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации электронного документа); быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

При сопоставлении определения электронного документа и требований, которым он должен соответствовать, стало очевидным, что основным отличием от документа в электронном виде является то, что его целостность и подлинность подтверждаются путем применения сертифицированных средств ЭЦП, а общим для обоих понятий – то, что документы должны создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств. На этом основании в Закон 2022 г. было включено следующее определение термина «документ в электронном виде» – «документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств». В свою очередь, это позволяет отнести к документам в электронном виде как электронные, так и иные документы, соответствующие приведенным в определении характеристикам. При этом подлинность и целостность последних вместо ЭЦП может подтверждаться с использованием различных видов электронных подписей (например, цифровой рукописной подписи^[7]), иных аналогов собственноручной подписи, а также технических, программных и программно-аппаратных средств, с помощью которых они созданы, получены и сохраняются.

Данное обстоятельство необходимо учитывать при работе со статьями Закона 2022 г. и иными нормативными правовыми актами, устанавливающими требования к созданию документов в электронном виде, организации работы с ними и их хранению. Как правило, требования таких актов носят универсальный характер и распространяются на все документы в электронном виде (в том числе на электронные документы, хотя и с некоторыми исключениями^[8]), в то время как нормативные правовые акты, устанавливающие требования к созданию электронных документов, организации работы с ними и их хранению, на иные документы в электронном виде не распространяются^[9].

Введенное в Закон 2022 г. определение термина «документ» позволило уточнить и содержание термина «архивный документ» – «документ, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства». Данное определение ограничивает круг архивных документов только находящимися на хранении в архиве независимо от срока их хранения. Таким образом, проводится грань между оперативным (в делопроизводстве) и архивным (в архиве) хранением документов. Согласно законодательству, обязательной передаче на хранение в архив подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет, в том числе документы постоянного хранения, хотя допускается передача в архив и документов временного (до 10 лет) хранения. Все эти документы, поступившие в архив и хранящиеся в нем, будут являться архивными документами.

В этом контексте важно определение такого ключевого термина, как «архив», которое в Законе 2022 г. несколько скорректировано – «организация или структурное подразделение организации, если иное не предусмотрено частью четвертой статьи 13 настоящего Закона, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов». Таким образом, Закон 2022 г. по-прежнему определяет архив как организацию или структурное подразделение организации; неизменными остаются и задачи, стоящие перед архивом. Виды архивов (государственные, территориальные (городские или районные), архивы государственных органов, иных организаций) определены в ст. 12 Закона 2022 г., состав их не претерпел изменений, уточнено лишь название территориальных архивов.

В то же время, как вытекает из содержания ст. 13, ч. 4 Закона 2022 г., «в организациях, в которых установление штатных должностей работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое руководителем организации лицо». Включение данного уточнения в Закон 2022 г. объясняется невозможностью создания в некоторых организациях архива как структурного подразделения, что в свою очередь обусловлено установленными законодательством нормами управляемости. Так, согласно п. 10, ч. 9 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих^[10], при создании структурных подразделений (управление (служба), отдел, сектор (бюро, группа)) нормы управляемости определяются нанимателем в локальном правовом акте, если иное не установлено актами законодательства. Для многих организаций, особенно небольших, выделение даже одной штатной единицы работника архива, освобожденного от выполнения иных обязанностей, затруднительно.

Обозначенная проблема не является новой и всегда осознавалась руководством архивной службы страны. Сразу после принятия Закона 2011 г. для ее решения в п. 9 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций 2012 г.^[11] (далее – Правила 2012 г.) была введена часть вторая, согласно которой «в организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив». Теперь эта норма закреплена и в Законе 2022 г. Следовательно, все установленные актами законодательства требования, касающиеся организационно-правового обеспечения деятельности архива (разработка положения об архиве, должностной инструкции лицу, ответственному за архив, составление плана работы архива и отчета о его выполнении, паспорта архива и др.), должны соблюдаться во всех организациях независимо от того, создан ли архив как структурное подразделение или же соответствующие функции возложены на специально назначенное лицо.

Конкретизация в Законе 2022 г. терминов «документ», «архивный документ», «архив» позволила четко определить также содержание и границы термина «документ НАФ» – «документ, находящийся на постоянном хранении или подлежащий постоянному хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства». В определении документа НАФ можно выделить две важнейшие характеристики. Во-первых, это документ постоянного хранения. Данная характеристика отсутствовала в Законе 2011 г., согласно которому главным критерием отнесения документов к составу НАФ являлась необходимость их сохранения исходя из значимости для граждан, общества и государства. Однако такому критерию соответствует широкое множество документов, например документы по личному составу. При этом значение последних неодинаково, в связи с чем нормативными правовыми актами для них устанавливаются разные сроки хранения. Так, поскольку сохранение приказов о приеме, переводе, увольнении работников важно и для граждан, и для органов социальной защиты населения при решении вопросов социального обеспечения и социального страхования, то для таких документов устанавливается временный (свыше 10 лет) срок хранения. Документы по личному составу, отражающие жизненный и трудовой путь выдающихся политических, государственных, военных деятелей, деятелей науки, искусства и культуры, имеют широкое общественное значение и непреходящую научно-историческую ценность, поэтому для них устанавливается постоянный срок хранения. Определение Закона 2011 г. подобные особенности не учитывало, что привело к стиранию различий между архивным документом и хранящимся в архиве документом НАФ. Следствием этого стало наличие в Законе 2011 г. ряда противоречивых норм, например, согласно ст. 19, ч. 3, документы по личному составу относились к числу документов НАФ, а согласно ст. 20, ч. 1, – нет.

Во-вторых, документ НАФ определяется и как документ, уже находящийся на постоянном хранении в архиве (документы НАФ хранятся также в библиотеках и музеях), и как документ, подлежащий постоянному хранению, но на хранение в архив еще не поступивший. Следовательно, к документам НАФ относятся не только архивные документы постоянного хранения, но и документы, находящиеся на оперативном хранении (в делопроизводстве), для которых установлен постоянный срок хранения по результатам проведения экспертизы ценности в соответствии с нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства (результаты экспертизы отражаются в номенклатуре дел и в описях дел структурных подразделений организаций).

Разграничение понятий «документ» и «архивный документ» позволило разработчикам Закона 2022 г. включить в него также термины «документальный фонд» и «архивный фонд». Понятие «документальный фонд» не является новым в сфере архивного дела и делопроизводства, его определение содержится в СТБ 2059–2013, а содержание раскрывается в п. 179, ч. 1 Правил 2012 г. Определение термина «документальный фонд» в Законе 2022 г. соответствует положениям этих правовых актов – «совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности государственного органа, иной организации, а также на протяжении жизни гражданина». Правила 2012 г. уточняют, что в состав документального фонда входят все документы, хранящиеся в структурных подразделениях организации, в архиве организации, в государственном архиве (если организация является источником комплектования такого архива), независимо от их ценности.

В свою очередь, включение в Закон 2022 г. термина «архивный фонд» позволило дать определение и одному из ключевых терминов этого закона, а также иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу архивного дела и делопроизводства. Теперь под архивным фондом понимается «часть документального фонда, прошедшая в установленном порядке экспертизу ценности и поступившая на хранение в архив». Правилами 2012 г. в п. 179, ч. 2 конкретизируется, что архивные документы, составляющие архивный фонд, могут храниться и в архиве организации, и (или) в государственном архиве (если организация является источником комплектования государственного архива).

Отметим, что термины «документальный фонд» и «архивный фонд» в одинаковой степени применимы в отношении документов, образовавшихся в процессе деятельности как государственного органа, иной организации, так и гражданина^[12]. Согласно ст. 16, ч. 1 Закона 2022 г., документы граждан, созданные или приобретенные ими на законных основаниях, находятся в собственности этих граждан. Соответственно, такие документы являются личной собственностью граждан и составляют их документальные фонды («личные документальные фонды», или сокращенно – «личные фонды»). Закон 2022 г. в ст. 4, ч. 1 и ст. 16, ч. 2 устанавливает, что граждане имеют право на участие в комплектовании государственных архивов и включение своих документов в состав государственной части НАФ, могут передавать их в собственность государства. В таком случае документы, образовавшиеся на протяжении жизни граждан, включаются в состав НАФ по решению государственных архивов на основании экспертизы ценности, проводимой государственными архивами, что определено ст. 10, ч. 3 Закона 2022 г. Отобранная в результате экспертизы ценности и переданная на хранение в государственный архив часть личного фонда гражданина, сопровождающаяся передачей прав собственности на эти документы государству, составляет «архивный фонд личного происхождения». Отметим, что документы личного происхождения могут передаваться на хранение и в другие архивы, в том числе в архивы государственных органов и иных организаций.

Таким образом, изменения, внесенные в Закон 2022 г., позволяют выстроить логичную и непротиворечивую систему терминов, пригодных для применения в нормативных правовых актах и практической деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства. Итак, в деятельности государственных органов, иных организаций, граждан образуются документы, совокупность которых составляет документальный фонд соответствующего органа, организации, личный документальный фонд гражданина. По результатам проведения экспертизы ценности часть документального фонда передается на хранение в архив и образует архивный фонд организации либо архивный фонд личного происхождения, а документы, поступившие на хранение в архив, становятся архивными документами. Архивные документы и архивные фонды хранятся в архивах, которые представляют собой организационно обособленные образования (самостоятельные организации или структурные подразделения организаций), а в организациях, где отсутствуют штатные единицы работников архива, организационно обособленное образование под названием «архив» образуется путем возложения функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов на специально назначенное лицо. Особую категорию документов составляют документы НАФ, к которым относятся как архивные документы постоянного хранения, так и документы, подлежащие постоянному хранению, но находящиеся в делопроизводстве (на оперативном хранении). Совокупность документов НАФ, независимо от того, в деятельности какого органа, организации или гражданина они были образованы, а также места их хранения, составляет Национальный архивный фонд Республики Беларусь.

Единственным спорным моментом в выстроенной Законом 2022 г. терминосистеме можно назвать некоторую раскорреляцию терминов «Национальный архивный фонд» и «архивный фонд». Очевидно, что первый является производным от второго. Следовательно, если архивный фонд включает в себя совокупность хранящихся в архиве документов (архивных документов), то логично предположить, что и понятие «Национальный архивный фонд» должно включать в себя совокупность именно архивных документов. В то же время, согласно Закону 2022 г., Национальный архивный фонд – это «исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающая материальную и духовную жизнь белорусского народа, подлежащая постоянному хранению». Из данного определения следует, что в состав НАФ включаются все документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности всех фондообразователей (государственных органов, иных организаций, граждан), независимо от времени образования и места хранения документов, т.е. не только архивные документы. В этом контексте более корректно было бы говорить не о НАФ, а о «Национальном документальном фонде», архивная часть которого и должна была бы составить НАФ. Однако столь радикальная замена понятий привела бы к необходимости полной переработки Закона 2011 г. и всей подзаконной нормативной правовой базы, а также к весьма болезненному пересмотру сложившейся практики применения архивного законодательства. Поэтому разработчики Закона 2022 г. от этой идеи отказались, посчитав ее реализацию на данном этапе совершенствования архивного законодательства преждевременной и неэффективной.

Среди других терминологических новаций Закона 2022 г. следует обратить внимание на термин «временное хранение документов», который определяется как «хранение документов государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в течение установленных сроков до момента их уничтожения». В данном значении термин «временное хранение документов» выступает как противоположность термина «постоянное хранение документов», под которым понимается «бессрочное хранение документов». Оба термина используются в законе и иных нормативных правовых актах в сфере архивного дела и делопроизводства для разделения документов на две большие группы: документы временного (до 10 лет и свыше 10 лет) хранения и документы постоянного хранения. Конкретные сроки хранения документов определяются по результатам экспертизы ценности документов, проводимой на основании перечней документов с указанием сроков хранения, разрабатываемых в соответствии со ст. 4, ч. 5–7 Закона 2022 г.

При этом в Законе 2022 г. сохранен и термин «временное хранение документов НАФ Республики Беларусь», под которым понимается «хранение документов НАФ государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в течение сроков, установленных настоящим Законом (имеется в виду Закон «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» 2011 г. – А.Р.), до момента их передачи на постоянное хранение». Так как документы НАФ являются документами постоянного хранения, данный термин применяется только по отношению к ним и определяет сроки, по окончании которых документы должны быть переданы из архивов государственных органов, иных организаций на постоянное хранение в государственные архивы. Эти сроки для разных категорий государственных органов и иных организаций установлены в ст. 20 Закона 2022 г.

В Закон 2022 г. включен также термин «научно-техническая обработка документов», под ним понимается «комплекс работ по проведению экспертизы ценности документов, их оформлению и описанию». Данный термин отражает содержание работ по отбору и подготовке документов для передачи на хранение в архив и не является новым для работников архивных учреждений и делопроизводственных служб. Вместе с тем до принятия Закона 2022 г. официальное определение этого термина в правовых актах отсутствовало. Включение его в закон обусловлено дополнением ст. 21 частью второй, согласно которой соответствующие процедуры в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, должны осуществляться этими органами и организациями самостоятельно или государственными архивными учреждениями на основании договора. Данная норма направлена на повышение качества отбора и подготовки документов, передаваемых на постоянное хранение в государственные архивы, что предусматривает непосредственное участие в процессе работников этих архивов, обладающих необходимыми знаниями, квалификацией и опытом. Обратим внимание, что закон не обязывает заказывать работы и услуги по научно-технической обработке документов только в том государственном архиве, источником комплектования которого являются соответствующие орган или организация, – их может выполнять любое государственное архивное учреждение^[13]. При этом он не запрещает иным субъектам хозяйствования (негосударственным организациям, индивидуальным предпринимателям) оказывать соответствующие услуги тем организациям, которые не являются источниками комплектования государственных архивов.

В завершение укажем на еще один включенный в Закон 2022 г. термин – «копия архивного документа на правах подлинника». Закон дает ему следующее определение: «копия, воспроизводящая информацию и внешние признаки архивного документа, находящегося в собственности иных государств, а также организаций и граждан, и подлежащая постоянному хранению». Включение термина в закон обусловлено тем, что в последние годы широкое распространение получил обмен копиями архивных документов между белорусскими и зарубежными архивами. В Национальном архиве Республики Беларусь, Национальном историческом архиве Беларуси и других имеются значительные комплексы архивных документов, поступивших в виде цифровых копий из России, Украины, Польши и иных стран. Часть документов хранится в виде микро-, ксеро- и фотокопий. Признавая особую ценность таких копий для граждан, общества и государства, закон придает им статус документов НАФ, т.е. документов постоянного хранения, что закреплено в ст. 9, ч. 6. Вместе с тем здесь следует отметить терминологическую некорректность: определение копии архивного документа на правах подлинника дано через родовое понятие «копия документа», определение которого в законе отсутствует. Универсальное определение копии документа содержится в СТБ 2059–2013: «документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их». Поэтому в данной ситуации оптимальным представляется определение копии архивного документа на правах подлинника не через понятие «копия», а через понятие «документ» или «архивный документ».

Несмотря на некоторые шероховатости и спорные моменты, присутствующие в терминологическом аппарате Закона 2022 г., допущенные в том числе при участии автора этих строк, следует признать, что он существенно выигрывает в сравнении с терминологией, изначально заложенной в Закон 2011 г. Возможно, практика применения обновленного закона выявит новые «узкие» места в системе терминов и их определениях, однако не следует забывать о старой истине: о терминах не спорят, о терминах договариваются.

[1] URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=H12200163

[2] URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=H11100323

[3] Подробнее см.: Рыбаков А.Е., Назаренко А.М. Документоведение: пособие. Минск, 2013. С. 46–51.

[4] URL: https://pravo.by/document/?guid=3871&p0=h10800455

[5] URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=H10900113

[6] См.: Постановление Совета министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1284 «Об обязательном бесплатном экземпляре документов». URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=C20801284

[7] См., напр.: Постановление Совета министров Республики Беларусь от 30.12.2020 № 773 «О реализации Указа Президента Республики Беларусь от 18 апреля 2019 г. № 148». URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=C22000773

[8] См., напр.: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). URL: https://pravo.by/document/?guid=3871&p0=W20920434; Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20). URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=W21933875

[9] См., напр.: Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19). URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=W21933874

[10] Утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (в ред. постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.07.2021 № 55).

[11] Утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143. URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=W21226204&ysclid=l8wwgfuii134485970

[12] Следует учитывать, что, согласно ст. 1, ч. 1 Закона 2022 г., понятие «граждане» включает в себя не только граждан Республики Беларусь, но и иностранных лиц и лиц без гражданства, постоянно проживающих на ее территории, в том числе индивидуальных предпринимателей.

[13] Система государственных архивных учреждений утверждена постановлением Совета министров Республики Беларусь от 20.03.2012 № 243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь». URL: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=C21200243