История и практика архивного дела
 

УДК 930.25+(571.14)
 

Становление и деятельность органа управления архивным делом Новосибирской области неразрывно связаны с историей Управления архивным делом Сибири (Сибархива), столетний юбилей которого отмечался в 2020 г. Районные государственные архивы здесь начали создаваться с принятием Запсибкрайисполкомом 15 августа 1931 г. постановления «Об укреплении архивного дела в крае». В 1935 г. в Западно-Сибирском крае (на территории нынешних Алтайского края, Кемеровской, Новосибирской и Томской областей) действовали семь городских и 43 районных архивных бюро; в 1938 г. им был придан статус районных государственных архивов. Они не прекращали своей деятельности и в годы войны, благодаря чему сегодня в состав Архивного фонда Новосибирской области входят уникальные документы военного времени: списки эвакуированных из прифронтовой полосы, переселенцев из Республики немцев Поволжья, Калмыкии и др.

Основные задачи архивов этого звена за более чем 85‑летнюю их деятельность неизменны: сбор и сохранение документов, отражающих работу различных институций и жизнь населения территорий, находящихся в зоне их ответственности. При этом областной орган управления архивным делом на протяжении всех этих лет в тесном сотрудничестве с органами исполнительной власти, а также районными и городскими архивами выполнял многообразную по форме и содержанию работу, результатом которой стало принятие властными структурами многих решений, организация и проведение смотров, социалистического соревнования, разработка методических указаний и рекомендаций.

В постсоветские времена, в декабре 1991 г., с прекращением полномочий исполнительных комитетов Советов, районные и городские государственные архивы получили статус структурных подразделений администраций городов и районов Новосибирской области, с 1997 г. – отделов архивной службы территориальных администраций.

2004 г. стал для архивной службы Новосибирской области непростым, так как она на год раньше других приступила к реализации Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». В декабре состоялись выборы органов местного самоуправления, а с января 2005 г. созданы и действуют администрации муниципальных районов. Таким образом область перешла на двухуровневую систему местного самоуправления. В результате были ликвидированы территориальные администрации во всех 30 районах, в структуре которых действовали отделы архивной службы с архивохранилищами документов по личному составу. Для реализации полномочий органов местного самоуправления по формированию и содержанию архивов муниципальных районов, включая хранение архивных фондов сельских и городских поселений, в структуре всех администраций муниципальных районов были созданы отделы архивной службы с хранилищами организационно-распорядительных документов и документов по личному составу. В 2006–2007 гг. им, согласно распоряжениям губернатора Новосибирской области, вернули из облгосархива документы, переданные туда в период, когда райгоргосархивы обладали статусом архивов с переменным составом документов.

На сегодняшний день на территории Новосибирской области действуют 34 муниципальных архивных органа – отдела архивной службы администраций 30 муниципальных районов и четырех городских округов, а также муниципальное казенное учреждение города Новосибирска «Новосибирский городской архив». Организацию и контроль их деятельности осуществляет Управление государственной архивной службы Новосибирской области (далее – Управление). Курирование муниципальных архивов по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов, создания и совершенствования научно-справочного аппарата к архивным документам, а также планирования и отчетности закреплено за тремя специалистами Управления. Выстроенная схема взаимодействия позволяет своевременно рассматривать возникающие проблемные ситуации, оперативно принимать решения, в том числе по сохранению статуса архивного органа на территории муниципального района (городского округа).

Взаимодействуя с органами местного самоуправления, Управление не оставляет без внимания вопрос развития и совершенствования материально-технической базы архивных учреждений для обеспечения сохранности, повышения уровня безопасности архивных документов на всех стадиях работы с ними. В целях создания нормативных условий хранения архивных документов органами местного самоуправления изыскиваются возможности для выделения дополнительных помещений и финансовые средства для их ремонта. Так, за последние пять лет муниципальным архивам Искитимского, Карасукского, Кыштовского, Маслянинского, Мошковского, Новосибирского, Ордынского, Сузунского, Тогучинского, Черепановского районов и р. п. Кольцово выделены дополнительные площади. Здания всех муниципальных архивов оснащены пожарной сигнализацией, а все дела в них закартонированы.

Внедрение в работу муниципальных архивов информационных технологий занимает в деятельности Управления особое место. В ходе реализации долгосрочной целевой программы «Развитие государственных информационных систем, информационного общества и формирование электронного правительства Новосибирской области на 2012–2016 годы» из средств областного бюджета для муниципальных архивов региона были закуплены специализированные планетарные сканеры, автоматизированные рабочие места с лицензионным программным обеспечением, многофункциональные устройства.

Начиная с 2012 г. муниципальными архивами районов и городских округов области в плановом порядке проводятся работы по сканированию архивных документов. Ежегодно оцифровывается более 30 тыс. ед. хр. В результате к 2021 г. в электронный формат переведено 303 038 ед. хр., что составляет 31% от общего количества документов постоянного хранения наиболее востребованных фондов с управленческой документацией и фотодокументами.

Предоставление оцифрованного материала широкому кругу лиц осуществляется посредством государственной информационной системы «Электронный архив Новосибирской области» – территориально распределенной информационной системы, состоящей из отдельных модулей, каждый из которых несет свою функциональную нагрузку, и объединенных единым интерфейсом. Веб-версия указанной ГИС опубликована в Интернете^[1] и позволяет в удаленном режиме ознакомиться с электронным научно-справочным аппаратом, а также рядом оцифрованных архивных документов. Внедрение в практику деятельности архивных органов и учреждений ГИС «Электронный архив Новосибирской области» проводилось с 2011 г. поэтапно. К единому центру обработки и накопления данных (ядро системы), находящемуся в центре обработки данных Правительства Новосибирской области, подключены все органы и учреждения области (около 300 пользователей). Все архивы области работают с единым каталогом фондов^[2] и классификаторами. Реализована интеграция с программным комплексом «Архивный фонд» версии 4.1. В 2011 г. система занесена в Реестр государственных информационных систем Новосибирской области и имеет статус государственной. Она аттестована по требованиям безопасности информации ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.

Между архивными органами и учреждениями Новосибирской области и территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации по Новосибирской области с 2011 г. по защищенному каналу связи успешно осуществляется информационное взаимодействие – обмен информацией (документами) социально-правового характера, необходимой гражданам для реализации своих прав. С тех пор они освобождены от самостоятельного поиска необходимой им информации и предоставления архивных справок в ПФР.

В 2020 г. создан и запущен интернет-портал «Мультимедийный архив Новосибирской области»^[3], в наполнении которого активно участвуют муниципальные архивы. На данной площадке размещаются копии архивных документов, виртуальные выставки, информация архивных органов и учреждений Новосибирской области. Проект направлен на решение задач по повышению доступности и популяризации документального историко-культурного наследия региона.

По инициативе Управления с 2012 г. муниципальные архивы приступили к комплектованию электронными документами. На начало 2021 г. на хранении в районных и городских архивах находится 12 636 единиц электронных документов. Всего же в них насчитывается более 1,3 млн ед. хр. Причем этот объем ежегодно возрастает за счет приема документов постоянного хранения от организаций – источников комплектования и по личному составу от ликвидированных организаций.

Муниципальные архивы участвуют в подготовке различных изданий на основе архивных документов. Например, практикуется выпуск буклетов в честь празднования юбилеев районов и календарей юбилейных и памятных дат. Все муниципальные архивы были привлечены к празднованию 100‑летия архивной службы Новосибирской области и подготовили разнообразные выставочные проекты.

С 1991 г. Управлением издается «Новосибирский архивный вестник», все номера которого (1–53) размещены на сайте Управления^[4]. В «Вестнике» публикуются, в частности, материалы как сотрудников муниципальных архивов, так и адресованные этой целевой аудитории, что являет собой отдельный канал информационного взаимодействия Управления с муниципальными архивами.

Руководители муниципальных архивов области приглашаются как на расширенные заседания коллегии Управления, где имеют возможность рассказать о достигнутых результатах и обсудить возникшие проблемы, так и на межрегиональные научно-практические конференции и мероприятия, посвященные юбилейным датам отечественной и местной истории (там круг участников значительно шире). При необходимости для руководителей и специалистов архивных учреждений всех уровней организуются обучающие семинары.

Несмотря на определенные достижения, Управлению, органам местного самоуправления, а также муниципальным архивным учреждениям предстоит совместными усилиями решить ряд важных задач. Остается дефицит площадей, поскольку степень их загруженности все увеличивается. В связи с отсутствием соответствующего оборудования муниципальным архивам сложно самостоятельно справиться с требованием создавать страховой фонд (микрофильмированию подлежит 2815 особо ценных дел). Решением проблемы может стать создание страхового фонда на микрофильмирующем оборудовании Государственного архива Новосибирской области. Продолжение работ по переводу архивных документов в цифровой формат требует решения проблемы обновления дорогостоящей специализированной техники (компьютеров, сканеров) и увеличения штатной численности муниципальных архивов.

Решение этих задач будет способствовать не только сохранению, но и эффективному использованию документов Архивного фонда Новосибирской области.

[1] URL: http://e-archive.nso.ru

[2] URL: http://e-archive.nso.ru/basesr/wkf.nsf

[3] URL: https://archportal.nso.ru/

[4] URL: http://archive.nso.ru/page/102