История и практика архивного дела
 

УДК 930.25+(571)
 

Проблема обеспечения сохранности документов является одной из самых важных и актуальных в деятельности архивных учреждений. От ее решения в определенной степени зависит возможность всестороннего, эффективного использования результатов комплектования архивов. В основе этой работы лежит комплексный подход, включающий правовую защиту архивных документов, укрепление материально-технической базы архивов, организационное и научно-методическое обеспечение работ, создание оптимальных условий и совершенствование организации хранения архивных фондов, обеспечение их физической сохранности.

В настоящей статье охарактеризуем каждое направление, опираясь на результаты проведенного Росархивом мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных архивах, на 1 января 2019 г., а также на анализ отчетных данных архивных учреждений Сибирского федерального округа, включая муниципальные архивы, за 2020 г.

Нормативную правовую базу в части обеспечения сохранности, помимо Федерального закона Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»^[1], составляют Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – Правила)^[2] и Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (далее – Порядок)^[3]. Важно, что прописанные в Порядке процедуры по отнесению архивного документа к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии помогут перевести отношения с пользователем, его запрашивающим, в правовое русло.

Еще один правовой документ – Положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации находится в Минюсте России. В 2021 г. планируется завершить работу по подготовке Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Предметом особого внимания архивных учреждений являются световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы хранения. Перед архивистами стоит задача уменьшения скорости старения всех документов, т. е. сведения к минимуму действия таких негативных для документов факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды. В федеральных архивах на 1 января 2019 г. количество единиц хранения с нарушением климатических параметров составляет более 19 млн ед. хр. Из 16 федеральных архивов в двух (РГВИА, РГВА) 71 хранилище поражено грибком; еще в двух (РГАДА, РГВИА) в 32 хранилищах выявлено наличие насекомых и в 69 – повышенная запыленность.

В архивных учреждениях Сибирского федерального округа проводится работа по поддержанию нормативного температурно-влажностного режима хранения архивных документов. Так, в Иркутской области в муниципальных архивах г. Черемхово и Мамско-Чуйского района установлены увлажнители воздуха, в архиве г. Зимы – беспроводные погодные станции для фиксации температуры и влажности воздуха; в хранилищах архива Зиминского района – вентиляторы для устранения излишней влажности.

Особое место в деле обеспечения сохранности архивных документов на бумажной основе занимает их защита от биоповреждений, возникающих в результате несоблюдения условий хранения, аварийных ситуаций. Это характерно для архивов всех уровней, в том числе федеральных. Так, в последних хранится почти 260 тыс. дел с плесневыми повреждениями. В рамках решения этой проблемы за счет программных средств для лаборатории РГАНТД приобретена сублимационная сушильная камера вместимостью до четырех тонн документов на бумажной основе, которая предназначена для восстановления пострадавших в результате аварийных ситуаций влажных и намокших документов методом лиофильной сушки в условиях низких температур, признанным в мировой практике наилучшим способом восстановительной сушки^[4]. Камера также используется для обработки документов, уже находящихся под воздействием плесневых поражений различной интенсивности и видов. За 2018–2020 гг. с помощью сублимационной сушильной камеры проведены дезинфекция свыше 38,9 тыс. листов (84 ед. хр. РГАНТД), дезинсекция более 377,8 тыс. листов (1,2 тыс. ед. хр. РГАДА); осуществлено высушивание 963 коробок с пострадавшими документами РГАЛИ и свыше 37,1 тыс. листов (183 ед. хр. ГАРФ, РГАНТД).

В этом направлении работают и архивные учреждения Сибирского федерального округа. Например, в Государственном архиве Новосибирской области дела, прошедшие реставрацию, а также со следами намокания, порошистыми налетами спор в объеме 360 ед. хр. (45 392 листа) прошли гигиеническую обработку на санационном комплексе Spirabilia II-S. В Государственном архиве Алтайского края проведена низкотемпературная обработка 762 ед. хр., поврежденных хлебным точильщиком.

К сожалению, нередко несоблюдение нормативных условий становится привычным и попыток исправить ситуацию с помощью возможных средств (проветривание, использование емкостей с водой для повышения влажности в сухих помещениях) не предпринимается. Между тем при повышении температуры среды на 10 °C химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2–3 раза. Что касается влажности, то при ее повышении скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10–15 раз.

Базовыми направлениями работ по обеспечению сохранности являются реставрация и страховое копирование архивных документов. Эффективность их проведения во многом определяется качеством отбора документов для специальной обработки. И в том и в другом случаях применяется избирательный подход, но при этом в результате реставрации сохраняется документ – носитель с зафиксированной на нем информацией, а при страховом копировании – информация. В среднем в год архивные учреждения страны реставрируют свыше 3,3 млн листов документов на бумажной основе, хотя по расчетам в ней нуждаются сотни миллионов листов. Так, в федеральных архивах требуется реставрация более 1,5 млн ед. хр. За 2019–2020 гг. лабораториями федеральных архивов отреставрировано 4,5 тыс. особо ценных дел на пергамене и бумажной основе объемом 201,2 тыс. листов, из них 521 лист «высокой реставрации».

Что касается этого направления в архивных учреждениях Сибирского федерального округа, то здесь в 2020 г. в государственных архивах восьми субъектов из десяти (кроме республик Алтай и Тыва) отреставрировано свыше 4,9 тыс. дел (372,150 тыс. листов). Объемы реставрации архивных документов составляют от 72 ед. хр. (2,035 тыс. листов) в Республике Хакасия до 971 ед. хр. (38,516 тыс. листов) в Кемеровской области. В целом по федеральному округу в реставрации нуждаются свыше 372,1 тыс. ед. хр. В Государственном архиве Томской области проводится работа по реставрации и консервации фронтовых писем; в государственных архивах Красноярского края и Новосибирской области реставрация оригиналов архивных документов осуществляется на основе применения листодоливочной машины. В муниципальных архивах Республики Хакасия, Иркутской, Кемеровской, Новосибирской и Омской областей отреставрировано свыше 9,5 тыс. дел (87,460 тыс. листов). При этом количество дел, нуждающихся в реставрации, составляет более 67,1 тыс.

Обязательным условием организации работ должен быть строго избирательный подход к отбору дел для реставрации с учетом ценности документов, характера дефектов носителя и текста, их потенциальной долговечности. В соответствии с разработками ВНИИДАД^[5] дефекты документов классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация). Предлагаемая методика позволяет, во‑первых, объективно оценивать физическое состояние документов для определения очередности их специальной обработки, во‑вторых – формализовать его описание, что очень удобно для ведения учета физического состояния документов в автоматизированном режиме.

Составной частью решения проблемы обеспечения сохранности архивных документов на бумажных носителях является страховое копирование архивных фондов. Свое правовое закрепление эта работа получила в Федеральном законе № 125-ФЗ, в соответствии со ст. 17 которого на уникальные и особо ценные документы создаются их страховые копии. Технико-технологические аспекты создания страхового фонда разработаны в серии типовых технологических регламентов изготовления страховых копий документов. В среднем ежегодно архивные учреждения Российской Федерации за счет бюджетного финансирования изготавливают свыше 4,7 млн кадров. Современный парк микрофильмирующего оборудования лабораторий федеральных архивов обеспечивает ежегодное создание страхового фонда на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации в объеме более 2,1 млн кадров, фонда пользования – 2,3 млн кадров, что почти в два раза превышает объем аналогичной работы конца 1990‑х гг. За 2019–2020 гг. на фотодокументы на фотопленке и стеклянной основе царской хроники созданы страховой фонд на 1360 ед. хр. и фонд пользования на 1366 ед. хр.; на кинофильмы царской хроники – на 19 ед. хр.

В архивных учреждениях Сибирского федерального округа для страхового фонда скопировано более 195,5 тыс. ед. хр. и хранится свыше 25 млн кадров негативов страховых копий. Объем смикрофильмированных дел от общего объема учтенных особо ценных документов составляет 96%. Самые высокие показатели на этом направлении достигнуты в государственных архивах Иркутской (97%), Новосибирской (87%) областей и Республики Тыва (82%). В 2020 г. работы по созданию страхового фонда копий особо ценных документов проводились в государственных архивах Республики Алтай, Алтайского, Красноярского краев, Иркутской, Новосибирской и Томской областей. Их общий объем составил более 7,5 тыс. ед. хр. (свыше 1317,6 тыс. кадров). При этом в Государственном архиве Алтайского края продолжалось создание страхового фонда и фонда пользования на наиболее востребованные особо ценные документы фондов периода до 1917 г. и находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии. В муниципальных архивах Сибирского федерального округа в 2020 г. страховой фонд не создавался.

В соответствии с п. 18.6 Правил централизованное хранение страхового фонда осуществляет Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ). В целях осуществления дальнейшей концентрации страхового фонда копий особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации для организации их территориально обособленного хранения в 2019–2020 гг. обеспечена отправка в ЦХСФ страхового фонда девяти федеральных архивов (ГАРФ, РГАДА, РГИА, РГВИА, РГВА, РГАЛИ, РГАСПИ, РГАКФД, РГАВМФ) и государственных архивов Краснодарского края, Свердловской области, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов объемом 13,4 млн кадров. Из архивных учреждений Сибирского федерального округа вопрос об отправке страхового фонда в ЦХСФ решил лишь Государственный архив Новосибирской области в 1969 г., передав на специальное хранение 64 ед. хр. (рулонов) объемом свыше 387,1 тыс. кадров.

За последние годы в ЦХСФ модернизированы электросети, охранно-пожарная сигнализация, установлены новые системы вентиляции и кондиционирования воздуха, контроля и управления доступом, видеонаблюдения по периметру территории. Лабораторный корпус оснащен современным оборудованием для контроля качества микроформ страхового фонда и изготовления копий фонда пользования на пленочных и электронных носителях.

В практику работы архивных учреждений по созданию страхового фонда и фонда пользования внедряются современные электронно-микрографические технологии: COM-системы, применяющиеся при изготовлении электронных копий документов, с которых затем производятся микрофильмы; гибридные системы, позволяющие одновременно создавать страховые копии на пленочном носителе и электронный образ документа в качестве фонда пользования; оптическое микрофильмирование документов в сочетании со сканированием изготовленных копий.

Однако проблема заключается в том, что в соответствии с отраслевыми нормативами страховой копией для документов на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1‑го поколения, выполненная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. В COM-системах создание негативных микроформ включает не один, а два этапа – изготовление цифровых копий с документов на бумажной основе, т. е. электронной копии документа, с которой затем делается негативная микроформа. Но положение о том, что аналоговую копию, изготовленную на микрографическом носителе в COM-системе с цифровой копии архивного документа на бумажной основе или с электронного архивного документа, можно использовать в качестве страховой копии этого документа, в настоящее время нормативно не закреплено.

На данном этапе наиболее оптимальным для государственных архивов является стандартное изготовление страховых копий с документов на бумажной основе и последующее их сканирование в целях создания электронного фонда пользования. Применение этой технологии позволяет продолжить работу по созданию страхового фонда на пленочных носителях в соответствии с нормативными требованиями.

Обеспечению гарантированной сохранности уникальных документов подчинена работа по созданию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, в который включено 823 документа федеральных и региональных архивов. В целях обеспечения удаленного доступа к ним через Интернет проводится пополнение данными об уникальных документах федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации ГИС «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», размещенной на портале «Архивы России». Выявление и учет уникальных документов – это не только обеспечение их гарантированной сохранности и яркая характеристика состава фондов архива, но и пропаганда историко-документального наследия.

Документов, соответствующих критериям уникальных в масштабах России, по Сибирскому федеральному округу не выявлено. Из десяти его субъектов только в семи (Республика Тыва, Алтайский, Красноярский края, Кемеровская, Новосибирская, Омская, Томская области) ведутся региональные реестры уникальных документов. В них в 2020 г. включены четыре уникальных документа: по одному из Алтайского края и Новосибирской области, два – из Томской области.

На 1 января 2020 г. в региональные реестры уникальных документов включены 225 уникальных документов: 113 (Алтайский край; сведения о них внесены в электронную БД «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Алтайского края»), 67 (Омская область), 22 (Новосибирская область), 12 (Томская область), шесть (Кемеровская область), три (Республика Тыва), два (Красноярский край). Региональные реестры уникальных документов не ведутся в трех субъектах округа (республики Алтай, Хакасия, Иркутская область). На все уникальные документы создан фонд пользования.

Проблемы обеспечения сохранности архивных документов по-прежнему являются определяющими. Ведь документы Архивного фонда Российской Федерации – это не только составная часть историко-документального наследия, но и важнейший информационный ресурс государства и общества.

Список литературы

1. Дмитриева М.Б., Калашникова К.А., Ефимова Э.Б. Метод комбинированного вакуумирования и замораживания для инсектицидной обработки архивных документов // Отечественные архивы. 2018. № 1. С. 55–60.

[1] См.: Собр. законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169.

[2] URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (Утв. Росархивом 02.03.2020 № 24, зарег. Минюстом России 20.05.2020 № 58396.)

[3] URL: https://archives.gov.ru/documents/other/poryadok-priznaniya-dokumentov-afrf-v-neudovletvoritelnom-fiz-sostoyanii.shtml (Утв. приказом Росархива от 25.06.2020 № 75, зарег. Минюстом России 04.08.2020 № 59164.)

[4] Дмитриева М.Б., Калашникова К.А., Ефимова Э.Б. Метод комбинированного вакуумирования и замораживания для инсектицидной обработки архивных документов // Отечественные архивы. 2018. № 1. С. 55–60.

[5] Выявление документов с повреждениями носителя и текста: метод. пособие / ВНИИДАД. М., 1988.

[*] В основе статьи – текст выступления автора на заседании НМС архивных учреждений Сибирского федерального округа (17 августа 2021 г., г. Красноярск).