История и практика архивного дела
 

УДК 930.25+(470.54)
 

Управление архивным делом в муниципальных образованиях, расположенных на территории Свердловской области, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон) осуществляют органы местного самоуправления. Работа по взаимодействию с ними ведется в рамках реализации переданных государственных полномочий Свердловской области в сфере архивного дела.

В 68 муниципальных образованиях на территории области действуют 74 муниципальных архива. В них по состоянию на 1 января 2021 г. хранится 2 696 446 ед. хр., в том числе 459 902 ед. хр., относящихся к государственной собственности Свердловской области (по итогам 2019 г. – 457 319 ед. хр.), что составляет 17% от общего объема архивных документов муниципальных архивов. Выделенные в 2020 г. органам местного самоуправления субвенции на осуществление государственных полномочий в сфере архивного дела в размере 28 259,4 тыс. руб. освоены на 99,8% (в 2019 г. – на 98,9%).

Федеральным законом установлены две возможные организационные формы муниципального архива: структурное подразделение органа местного самоуправления (архивный отдел) или муниципальное учреждение. В Свердловской области на протяжении более десяти лет наблюдается негативная динамика развития сети муниципальных архивов. Если в 2009 г. действовало 57 архивных отделов, то к 2021 г. осталось 41 структурное подразделение органов местного самоуправления: 34 архивных отдела и семь структурных подразделений органов местного самоуправления, реализующих полномочия также в иных областях муниципального управления. При этом за указанный период количество муниципальных архивных учреждений увеличилось с 21 до 33.

В муниципальных образованиях с небольшой численностью населения для выполнения всех функций, предусмотренных федеральными законами, оптимальной организационной формой является структурное подразделение в органе местного самоуправления. При такой модели реализуются и управленческие функции, и функции архивного хранения документов. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2020 г. № 1829 «О структуре центральных аппаратов федеральных министерств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных этим федеральным министерствам, федеральных служб и федеральных агентств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации» предельная штатная численность структурного подразделения органа исполнительной власти должна составлять не менее пяти единиц. Данному критерию из 34 архивных отделов соответствуют только четыре: архивные отделы администраций Березовского и Серовского городских округов, а также отделы по делам архивов администраций г. Екатеринбурга и г. Нижнего Тагила.

Муниципальное учреждение в сравнении с архивным отделом не имеет управленческих функций, и ему требуются дополнительные ресурсы, связанные с функционированием самостоятельного юридического лица, содержанием административно-управленческого персонала, имущества и проведением конкурсных процедур. При этом, утрачивая функции управления архивным делом на территории муниципального образования, муниципальный архив в статусе учреждения приобретает массу избыточных административных функций и хозяйственных проблем. Как правило, перевод структурного подразделения администрации в учреждение происходит без увеличения штатной численности архивной службы. Самые яркие примеры – в городском округе Верхнее Дуброво и муниципальном образовании «поселок Уральский», где в штате архивного учреждения всего одна единица – директор. Критическая (минимальная) штатная численность (менее трех сотрудников с учетом ставки директора) наблюдается в десяти муниципальных архивных учреждениях области, т. е. в их трети. Возможность эффективного функционирования архивных учреждений со штатной численностью менее четырех штатных единиц вызывает сомнения.

Дополнительным фактором риска, мотивирующим ликвидацию архивных отделов администраций муниципальных образований, является применение пунктов 46.7, 47.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24, предусматривающих исполнение тематических запросов на возмездной основе.

Не менее значимой остается проблема неравномерного распределения нагрузки сотрудников муниципальных архивов в зависимости от объемов хранящихся архивных документов. Так, из 33 муниципальных архивных учреждений в пяти на одного сотрудника приходится менее 4 тыс. ед. хр., в 15 – от 4 до 10 тыс. ед. хр., а в двух, со штатной численностью менее трех сотрудников (МБУ Нижнетуринского городского округа «Архив», МКУ «Североуральский городской архив»), – свыше 15 тыс. ед. хр. В подобной ситуации качество осуществления основной (архивной) деятельности снижается, так как у директора учреждения возникает множество различных оперативных хозяйственных вопросов: исполнение функции контрактного управляющего, участие руководителя учреждения в работе по согласованию и утверждению бюджетных смет на бюджетных комиссиях в администрации, заключение муниципальных контрактов (договоров), осуществление материально-технического обеспечения деятельности, ведение кадровой работы, делопроизводства учреждения и т. д.

В целях эффективной организации функционирования муниципальной архивной службы, на наш взгляд, требуется на федеральном уровне разработать методику для укрупненного расчета экономической целесообразности создания архивного учреждения. При этом необходимо провести сравнительный анализ затрат на финансирование штатной единицы заведующего муниципальным архивом в структуре администрации муниципального образования, в том числе в единственном лице, при недостаточном объеме документов Архивного фонда Российской Федерации (менее 10 тыс. ед. хр.), что не противоречит Федеральному закону № 125-ФЗ в случае создания муниципального архива в качестве структурного подразделения органа местного самоуправления.

Повышение статуса архивной службы в муниципальных образованиях, сохранение и профессиональное развитие кадрового состава все более актуальны на фоне роста требований к качеству работы и внедрения ее новых форм, а также усложнения архивных технологий.

Среди главных приоритетов взаимодействия Управления архивами Свердловской области, органов местного самоуправления и муниципальных архивных учреждений сегодняшнего дня – проведение мероприятий по направлению «Цифровая трансформация» в сфере архивного дела, в том числе обеспечение условий для оперативного доступа к архивным документам в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области посредством оцифровки архивных документов; осуществление историко-просветительской деятельности и использование информационной базы государственных и муниципальных архивов в целях патриотического воспитания граждан; продолжение формирования баз данных по различной тематике (например, о раскулаченных жителях Свердловской области); организация предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела, в том числе в электронном виде, через МФЦ; продолжение создания комплекса архивных документов, кино- и фотоматериалов, посвященных Второй мировой войне; надлежащее обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Однако это взаимодействие станет более результативным при методическом обеспечении органов местного самоуправления в части формирования (расчета) достаточной штатной численности муниципальных архивов исходя из экономической эффективности и сохранения потенциала стратегического развития архивной службы страны.
 

[*] В основе статьи – текст выступления автора на заседании НМС архивных учреждений Уральского федерального округа (27–28 мая 2021 г., г. Тюмень).