История и практика архивного дела
 

УДК 930.25+(470.55)
 

Еще три десятилетия назад в соответствии с правовыми нормами, действовавшими в СССР, городские и районные архивы являлись архивами с переменным составом документов. В основном они занимались работой с организациями – источниками комплектования, приемом и хранением документов, отобранных в состав Государственного архивного фонда, до передачи в областной государственный архив или его филиал. Они, как правило, имели минимальную штатную численность работников (один архив – один человек), небольшой объем документов, скромный научно-справочный аппарат, обеспечивали использование, главным образом в виде исполнения социально-правовых и тематических запросов, при этом испытывали нехватку площадей для комплектования, средств охраны и пожаротушения, современного стеллажного оборудования (металлических стеллажей).

Иная картина представляется в последнее время: в 43 муниципальных архивах Челябинской области по состоянию на 1 января 2021 г. насчитывается 2 275 163 ед. хр., или 47,6% от общего объема документов, хранящихся в государственном и муниципальных архивах региона. При этом количество документов в муниципальных архивах колеблется от 9,2 до 420 тыс. ед. хр. Существенно отличаются штатная численность работников (от двух до 22 человек), материально-техническая база и возможности архивов. Вместе с тем в самой их работе произошли качественные изменения, начавшиеся в 1990‑е гг. и закрепленные Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях 2020 г. (далее – Правила).

Перемены обусловили появление проблем, характерных ранее только для государственных архивов. Среди них нужно выделить те, с которыми муниципальным архивам сложно справиться самостоятельно из-за отсутствия специалистов, необходимого оборудования, нехватки рабочего времени. К ним относятся создание и сохранение страхового фонда на особо ценные документы (ОЦД), проведение реставрации документов, создание информационно-поисковых средств по документам архива, обеспечение предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном формате.

В соответствии с пунктом 3 статьи 17 Федерального закона № 125-ФЗ и разделом 18 Правил на случай утраты или повреждения ОЦД должен создаваться страховой фонд. Тем не менее, согласно информации Росархива, на 1 января 2019 г. эта работа велась в муниципальных архивах только девяти регионов Российской Федерации, в том числе в Челябинской области. На начало 2020 г. в муниципальных архивах региона выявлено 3260 особо ценных дел. Страховой фонд имеется на 25,7% ОЦД (в Златоустовском архиве – 30,7%, Магнитогорском – 17,9%). В последнее десятилетие он создавался в плановом порядке как составная часть страхового фонда документации Челябинской области. Микрофильмирование осуществлялось государственным архивом за счет средств областного бюджета. Однако начиная с 2020 г. эта возможность утрачена из-за изменения нормативной правовой базы, регламентирующей данное направление работы. Так, пункт 18.1 Правил предусматривает, что архив создает страховой фонд самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации. Приобрести необходимое дорогостоящее оборудование и организовать работу по созданию страхового фонда ОЦД сложно даже в таких крупных муниципальных архивах, как Златоустовский (более 420 тыс. дел) и Магнитогорский (свыше 230 тыс. дел).

Учитывая, что пункт 18.6 Правил позволяет организовать хранение страхового фонда на ОЦД муниципальных архивов в специальном архивохранилище, расположенном на территории субъекта Российской Федерации, оптимальным решением может стать создание на платной основе и сохранение страхового фонда на базе государственного архива. Тем более что такая закупка услуг у единственного поставщика возможна в рамках пунктов 4 и 5 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Однако при планировании этой работы необходимо учитывать не только возможности государственного архива, но и наличие (вернее, отсутствие) финансовых средств у муниципальных архивов. Государственный комитет по делам архивов Челябинской области рекомендует муниципальным архивам создавать страховой фонд на особо ценные документы за счет субвенций, предоставляемых на выполнение государственных полномочий по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области.

Остается до конца не решенной проблема поддержания физической сохранности документов в архивах, поскольку большинство архивохранилищ относятся к хранилищам с нерегулируемым температурно-влажностным режимом. Ранние архивные документы уже достигли или приближаются к 100‑летнему возрасту. Нагрузка на документы постоянно возрастает в связи с их активным использованием. За последние 10 лет выдача документов из архивохранилищ увеличилась в 5,1 раза (с 66,9 до 343,7 тыс. ед. хр.).

В реставрации в настоящее время нуждаются свыше 24,6 тыс. ед. хр. муниципальных архивов, в том числе Златоустовского, хранящего более 22,4 тыс. ед. хр. досоветского периода. В плановом порядке она осуществляется только в Магнитогорском и Челябинском архивах, но лишь несложная (например, наращивание корешков). Ее объем колеблется от 64 ед. хр. в 2016 г. до 408 в 2019 г. (это крайние значения за 2015–2020 гг.).

И хотя Правила предусматривают, что физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей (пункт 12.1), необходимость реставрации диктуется самим состоянием документов. При ее проведении муниципальные архивы сталкиваются с теми же проблемами, что и при создании страхового фонда документации, соответственно и пути их решения могут быть аналогичными. Однако в регионе ситуация с созданием страхового фонда и реставрацией архивных документов имеет значительные различия: страховой фонд создан на 100% особо ценных дел государственного архива и есть возможность микрофильмировать документы муниципальных архивов; в реставрации же нуждаются более 34 тыс. дел государственного архива и выполняемые объемы недостаточны даже для него.

Решение проблемы видится в увеличении производительности лаборатории государственного архива и превращении ее в реставрационный центр, а также в создании соответствующих структурных подразделений в крупнейших муниципальных архивах с учетом возможности предоставления платных услуг по реставрации документов других муниципальных архивов.

Еще две имеющиеся проблемы напрямую связаны с развитием в муниципальных архивах информационных технологий. Создание информационно-поисковых средств по документам архивов и предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном формате соответствует задачам, поставленным национальной программой «Цифровая экономика». Цифровизация призвана расширить возможности для граждан и организаций по взаимодействию с государством, обеспечить предоставление государственных и муниципальных услуг в проактивном режиме (обмен информацией между ведомствами и запуск услуг без участия заявителя), а также устранить «цифровое неравенство» как в отношении доступа граждан и организаций к государственным сервисам, так и в части выравнивания уровня информатизации отраслевых институтов власти по всей стране.

Муниципальные архивы региона имеют уже десятилетний опыт предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном формате. Он накоплен в ходе реализации Соглашения Государственного комитета по делам архивов с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Челябинской области об обмене документами в электронном виде. Самостоятельно организовать электронное взаимодействие смогли только несколько муниципальных архивов, а вот подключиться к готовой защищенной сети оказалось доступно всем. Как следствие, за 2020 г. 90,8% социально-правовых запросов исполнено в электронном формате.

Аналогичная ситуация складывается и в отношении информационно-поисковых систем. Создавать тематические базы данных для муниципальных архивов бывает весьма затруднительно, хотя в ряде архивов они имеются. И дело не только в отсутствии IT-специалистов, необходимой квалификации или должного программного обеспечения, но и во фрагментарности информации, имеющейся в муниципальных архивах по определенной теме. Это связано и с изменениями в административно-территориальном делении, в результате которых документы одной организации поступали на хранение в разные архивы, и в связи с передачей документов на хранение в государственный архив или его филиалы, а также по другим причинам.

Для формирования полноценных справочно-поисковых систем Государственным комитетом по делам архивов с 2017 г. ведется работа по организации межархивных баз данных. По состоянию на апрель 2021 г. созданы, размещены на официальном сайте и продолжают пополняться такие базы данных, как справочник о местонахождении документов по личному составу (в этой работе участвуют все архивы Челябинской области; внесено 16 368 записей, из них 10 771 – муниципальными архивами); перечень рассекреченных дел и документов государственного и муниципальных архивов Челябинской области (10 169 заголовков дел и 20 399 документов, в том числе информация двух муниципальных архивов о 1042 делах и 20 396 документах); Книга Памяти «Раскулаченные» (внесено более 41 тыс. имен по документам государственного и 17 муниципальных архивов); «Эвакуированные» (свыше 412 тыс. записей, из них более 50 тыс. внесено 17 муниципальными архивами). Завершается создание базы данных «Гордость Южного Урала» о почетных гражданах Челябинской области, городских округов, муниципальных районов, городских и сельских поселений, в которой принимают участие все архивы области (в ней 2 тыс. фамилий).

Благодаря совместным усилиям крупицы информации складываются подобно мозаике в полноценные информационно-поисковые системы, создавая предпосылки единого информационного пространства. В условиях значительно возросшей роли органов управления архивным делом как организационных центров, способных создать условия для поступательного развития архивов региона, формирование таких поисковых систем может стать мощным фактором популяризации архивов и привлечения новых пользователей.
 

[*] В основе статьи – текст выступления автора на заседании НМС архивных учреждений Уральского федерального округа (27–28 мая 2021 г., г. Тюмень).