В Ленинградской области создается централизованный архив электронных документов и электронных копий документов, образующихся в процессе электронного документооборота при предоставлении государственных и муниципальных услуг в составе единой архивной информационной системы «Архивы Ленинградской области» на программной платформе КАИСА. О результатах и перспективах проекта рассказывают начальник Архивного управления Ленинградской области Андрей Владимирович Савченко, генеральный директор компании АЛЬТ-СОФТ (Информационные и коммуникационные технологии) Петр Анатольевич Гринфельд, его заместитель Татьяна Евгеньевна Мерсадыкова и сотрудник компании Александр Леонидович Заботин.

В последние несколько лет обозначилась тенденция создания архивных региональных систем, в которых информационные ресурсы государственных и муниципальных архивов размещаются в единой базе данных, снабженной универсальным набором информационных сервисов и аппаратом санкционированного доступа к информации в границах каждого конкретного архива. При этом в такие системы иногда включаются базы данных источников комплектования государственных архивов через создание модулей ведомственных архивов органов власти.

В органах исполнительной власти Ленинградской области существует несколько десятков ведомственных информационных систем и одна общая СЭД, которые автоматизируют множество различных и разнохарактерных задач органов власти, но при этом не позволяют создавать электронные ведомственные архивы, а также обеспечивать автоматизацию передачи документов постоянного хранения в государственный архив. Оказание государственных и муниципальных услуг переходит в электронную форму без использования традиционных бумажных носителей информации.

Указанные обстоятельства послужили основанием для подготовки уполномоченными органами Ленинградской области проекта регламента «Порядок хранения и использования документов, образующихся в процессе электронного документооборота при предоставлении государственных и муниципальных услуг между государственным бюджетным учреждением Ленинградской области “Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг” и органами исполнительной власти, организациями, участвующими в предоставлении государственных и муниципальных услуг Ленинградской области», призванного упорядочить учет, хранение и использование информации об услугах, оформленных в электронном виде в составе единой архивной информационной системы региона.

Проект предполагает создание централизованного архива электронных документов и электронных копий документов, образующихся в процессе электронного документооборота при предоставлении государственных и муниципальных услуг в составе единой архивной информационной системы «Архивы Ленинградской области» (далее – ИС «Архивы ЛО»), разработанной на программной платформе КАИСА (см. рис.). Информация об оказанных (завершенных производством) услугах в виде контейнера, содержащего подписанные электронной подписью электронные документы, должна поступать в централизованный архив, авторизованный доступ к которому будет иметь каждый орган исполнительной власти, задействованный при оказании услуг в соответствии со своей компетенцией. Каждый документ будет храниться в электронном архиве в соответствии с номенклатурой дел, станет доступен для поиска и использования. Предполагается разработать и применить алгоритмы автоматизированного отбора и передачи документов постоянного хранения в государственный архив по истечении срока ведомственного хранения.
 

ИС «Архивы ЛО» готова к реализации этого проекта благодаря наличию в ее составе модулей ведомственных архивов некоторых организаций – источников комплектования. В их числе:

• архив Администрации губернатора и Правительства Ленинградской области;

• архив Департамента государственной охраны, сохранения и использования объектов культурного наследия Комитета по культуре Ленинградской области;

• архив Ленинградского государственного университета им. А.С. Пушкина;

• архив Комитета финансов Ленинградской области;

• архив Ленинградского областного комитета по управлению государственным имуществом;

• архив Комитета экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области.

Хранение электронных документов в ведомственных модулях ИС «Архивы ЛО» создает условия для решения задачи автоматизированной передачи данных из СЭД в единую архивную информационную систему. Передача электронных документов регламентирована в соответствии с Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Передача документов будет осуществляться в подписанном электронной подписью контейнере, который включает сам электронный документ, его метаданные, полную историю согласований (включая цифровые подписи), визуализированную копию в архивном формате PDF/A.

Таким образом, разработка нового централизованного архива электронных документов для учета выполненных государственных и муниципальных услуг только в электронной форме будет происходить на основе уже подготовленной базы программных решений.

Опыт реализации авторизованной работы в веб-интерфейсе ИС «Архивы ЛО» позволит при формировании централизованного архива электронных документов оптимизировать работу тех органов исполнительной власти, которые не имеют автоматизации своих процессов в виде собственной оперативной информационной системы. Такие органы исполнительной власти смогут вести учет выполненных государственных и муниципальных услуг, используя веб-интерфейс для раздела своего ведомственного архива.

Задача получения данных от оперативных информационных систем органов исполнительной власти в Ленинградской области уже реализована на примере модуля Комитета финансов в ИС «Архивы ЛО». Формат передаваемых данных из оперативной базы данных комитета был закреплен в технологическом регламенте работы ведомственного архива в виде дайджеста, описывающего юридически значимый электронный документ как набор пар «параметр» – «значение» внутри простого текстового файла, подписываемого электронной подписью. Такая форма архивного хранения документов обеспечивает независимость от способов хранения информации, входящей в состав этих документов в исходных оперативных базах данных. Для архивирования документов нет необходимости хранить и обеспечивать работу соответствующей базы данных на постоянно обновляемых оборудовании и операционной среде. Исполнение регламента обеспечивают независимость от изменения операционной среды и идентичность документов, поступающих в ИС «Архивы ЛО», исходным документам, порождаемым в оперативных базах данных. Идентичность закрепляется электронной подписью исполнителя документа.

В Ленинградской области в тестовом режиме в нескольких муниципальных архивах осуществляется интеграция информационных систем подразделений ПФР с ИС «Архивы ЛО». В районных управлениях ПФР Ленинградской области установлен доступ через защищенные каналы связи к веб-интерфейсу отдельного раздела ИС «Архивы ЛО». Использование веб-интерфейса в браузере без дополнительной установки клиентских мест создает возможность для сотрудников УПФР напрямую размещать запросы в ИС «Архивы ЛО». Запросы поступают в соответствующую информационную подсистему муниципального архива в структурированном виде с присоединенными сопровождающими документами, заверенные электронными подписями сотрудников УПФР. Архивист получает запрос в единой информационной системе «Архивы ЛО», готовит ответ, прикрепляет его к запросу и подписывает электронной подписью. Сотрудникам УПФР через личные кабинеты доступна информация о статусе находящегося в производстве запроса. Результат исполнения запроса с присоединенными документами, заверенный электронной подписью уполномоченного должностного лица, поступает из ИС «Архивы ЛО» в веб-интерфейс и доступен сотрудникам УПФР для скачивания и загрузки в информационную систему ПФР. Завершается процесс согласования с муниципальными архивами соглашения с УПФР на поэтапный переход на описанный порядок взаимодействия.

Резкий рост объемов информации, прежде всего в электронном формате, ставит перед архивами новые задачи и укрепляет их ведущую роль в деле сохранения и эффективного использования социально и исторически значимых документов. И эти задачи успешно решаются регионами, использующими современные информационные технологии, в сотрудничестве с их разработчиками. Архивы регионов накапливают опыт использования информационных технологий, создавая постоянно действующие экспертные группы, включающие наряду с архивистами специалистов комитетов по цифровизации регионов и разработчиков архивных информационных систем (Ленинградская, Московская и Тульская области).